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ABBYY FlexiCapture帮助“奥比斯”化黑暗为光明

保健事业 | 表单处理/数据采集

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善行照亮黑暗世界

这句广为流行的箴言用在国际奥比斯组织（Project Orbis International，以下简写Orbis）身上真是恰如其分。Orbis是一家非营利性慈善组织，旨在通过培训、研究和宣传来预防和治疗失明。全球有2.85亿的视障人士，其中80％可以被治愈。当你视力正常时，你觉得能看见是理所当然的。但对于视障患者而言，恢复视力意味着改变命运：成年人可以正常工作；孩子们可以回到学校；它还能够改善他们的家庭和整个经济状况。

任何活动都需要投入资金，Orbis的研究计划、培训项目和宣传活动也不例外，因此，募款是Orbis的重要工作内容，同时处理捐款需要耗费大量的资金和人力资源。

非政府组织会从他们的企业赞助商、主要捐助者、信托、遗产和私人捐款、基金会和政府获得资金。去年的报告显示，Orbis（包括其所有6个分支机构）共获得1.572亿美元收入和援助。捐助时，多数捐款人需要手工填写纸质捐款表格，并附上自己的信用卡信息或支票信息。而每年这类纸质文件多达数百万页，需要工作人员手工处理文件中包含的信息，以便将其变现。

分毫不失

Orbis香港办事处负责开展活动和筹集资金。该团队每年需要处理100多万张捐赠表格。处理财务文件始终是个耗时耗力并需要承担风险的任务

运用ABBYY技术之前，Orbis数据输入过程分2步进行：手工输入数据，然后校对。手工将数据重新输入电脑非常容易出错。只要一个数字、字母或符号输错，就会导致捐款金额大幅减少或无法成功获得捐款。

此外，手工录入信息过程很复杂，并需要进一步校对和修正，核实信用卡是否有效，对捐赠表格进行分类，与捐款人资料库核对捐款人ID——因此，需要花很长时间来处理这一系列的文件，以便使捐赠生效。事实上，这会影响那些等待手术的视障患者，在某些情况下，如医学专家无法抵达患者所在的国家和地区，医院无法获得所需设备，等等，甚至可能导致视障患者病情恶化并不可逆转。

Orbis团队将此暗藏于心，并开始寻找数据采集解决方案，以避免手工处理纸质支付文件造成的误差，降低处理成本并提高效率。

ABBYY FlexiCapture提升资金到位速度

经过翔实的市场研究和咨询，Orbis香港办事处选择使用ABBYY数据采集解决方案。该决定是基于ABBYY中英OCR及数据采集技术精度高，处理速度快，处理结果良好，易于部署，用户界面友好、便于使用，并且该解决方案能无缝集成到Microsoft SharePoint和本地ERP系统中，提供简单的文档布局创建工具和培训。

“与ABBYY团队合作是很愉快的事情。在整个项目实施过程中，该团队提供了大量的技术援助，而且他们承诺在系统上线阶段提供支持和援助，我们对此非常感激。”——Orbis财务系统管理Anita Lee。

捐赠表有5种格式，每种格式又分为信用卡捐赠和支票捐赠两类，以及中英两种语言版本，共计20种不同的表格类型。这样，整套文件就包括1张信用卡捐赠表格或1张支票捐赠表格以及相应的支票。

只需3个操作员扫描捐款人的文件，然后将它们上传到ABBYY FlexiCapture，就能进行自动处理。电子邮件附件和传真文件等也会直接自动上传。

ABBYY数据采集系统会将文件进行分类，识别数据并提取捐赠者的姓名、身份证信息、捐款金额、付款方式、付款细节（如信用卡号码、有效期等）等手写数据、复选标记和条形码信息

然后5个验证操作员会检查从5张不同的捐款表格中提取的数据，以确保ABBYY FlexiCapture数据校验站点识别出的数据完全准确无误。此外，借助于特殊的数学规则，系统会自动检查所有捐款金额的总和；对于支票，则检查接收到的票据数量、金额以及识别出的总和；对于信用卡，则利用特殊的脚本检查信用卡的有效性和有效期。同时，将捐赠者的ID号与捐助者数据库进行比对，并在必要时创建新的捐赠账号。

经过验证以后的数据和原始图像被导出到本地ERP系统Microsoft Dynamics和Microsoft SharePoint DMS中，以便进行进一步的分析、处理和存储。

为善行节省时间和金钱

“将ABBYY FlexiCapture整合到我们的解决方案之中并不是一件难事。我们只花了1个半月就将该技术整合到我们的系统之中并使其充分发挥作用。自动采集数据降低了错误率，并将处理时间缩短了20-30%。”Anita Lee说。

Orbis团队，即财务系统经理Anita Lee、IT总监Dennis NG以及其熟练的技术团队，积极参与项目的所有阶段：收集需求，确定规范，安排用户培训，用户验收测试和启用。此外，来自数据事务部门的Rita Wong和Vivian Yam作为新解决方案的直接用户，向ABBYY提供了详细的反馈意见，以便对系统配置进行最终调整。经过双方的积极合作与协助，及时回应和精湛的技术技能，该项目在很短的时间内即成功付诸实施。

将ABBYY FlexiCapture集成到Orbis ERP及数据库以后，可以节省高达30％的数据输入时间，而且，由于不再需要雇佣中间人来进行外包捐款支付处理，这为每笔交易节省了大约1％-2％的成本。这虽然看似不多，但考虑到多年以来累积的几十万美元捐款，这个金额就不可小觑了。该组织还通过降低行政成本节省了很多资金，因为现在他们不必手动输入捐赠信息。在奥比斯2014年的捐赠项目中，团队为24000多名眼保健专业人员的技能提高给予了支持，并为全球600多万盲人和视障人士提供了治疗。

关于ABBYY

ABBYY是世界领先的文档识别、数据捕获及语言技术与服务提供商。公司专门设立了ABBYY 3A办公室，负责经营公司在南美、亚洲和非洲，包括中东和波罗的海国家的业务。自2004年以来，ABBYY 3A高管团队在上述地区广泛创建合作伙伴关系，并提供相应的支持。ABBYY产品广泛应用于科威特全国普查、立陶宛税务局、越南电子政务门户网站、智利总统选举等大型项目。欲了解更多信息，请访问www.abbyy.cn

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