Vostokgazprom利用ABBYY FlexiCapture采集财会数据

“ABBYY FlexiCapture是一款拥有直观用户界面的用户友好型尖端解决方案。它能够快速准确地从不同布局的文件中采集各种特征。我们要感谢我们的执行伙伴ATAPI Software，在执行阶段，他们采用了专业而全面的方法，对用户需求迅速做出了回应。” ——Vostokgazprom IT部门信息系统处处长Andrey Shchukov说道。

关于客户

Vostokgazprom属于西西伯利亚最大的油气勘探和生产公司，它是Gazprom的子公司，总部位于托木斯克，专门从事开采地质环境恶劣的油气田。公司活动包括：油田开采、提炼、原料制备及高级加工等等。该公司供应的油气占据了托木斯克、新西伯利亚、鄂木斯克和克麦罗沃地区油气需求中的很大份额。

挑战

作为西伯利亚最大的石油制造商之一，Vostokgazprom每天必须处理大量的财会文件。这类文件大多数都是复印文件，其中大部分都包含很多页面，并附有密集的表格文字。

对这种大规模的公司来说，快速获取财会数据至关重要。为了实现这个目标，Vostokgazprom需要采用迅速准确的数据采集方案，以便提取纸质文档中的数据，并保存到公司的内容管理系统中去。

Vostokgazprom的IT部门认为信息技术是一个能够为公司带来竞争优势的重要工具，因此他们在不断改进公司的IT基础设施。Vostokgazprom采用大量最先进的IT系统，将它们整合到一个信息平台之中，从而实现了业务流程的自动化。2011年，公司决定用文件自动采集方案来代替手工录入，并开始寻求合适的解决方案。

解决方案

Vostokgazprom的IT部门经过市场调研，选中了ABBYY FlexiCapture，因为ABBYY的数据采集解决方案能够满足他们公司的要求。他们主要的筛选标准包括：精准度、可靠性、高性能、大规模文件的处理能力，并能针对公司需求对系统进行微调。ABBYY在油气行业成功地开发过许多项目，这是它最终中标的决定性因素。

本项目由ATAPI Software执行。该公司是ABBYY在西伯利亚的授权合作伙伴，具有10年以上的公司数据采集项目执行经验。

ABBYY执行和组织包括如下阶段：

• 分析Vostokgazprom公司的需求；
• 安装用于处理公司海量文件所需的ABBYY FlexiCapture组件；
• 开发25个新模板，以便采集公司常规文件中的数据；
• 整合现有的存档系统。

ATAPI Software专家根据Vostokgazprom公司的业务流程对系统进行了微调，这给公司带来了许多额外的好处。除了调整模块和规则以处理公司今后的文件，系统还增加了如下功能：

•  在导出文件时，文件的关键属性会自动添加到存档记录之中（例如，文件编号、日期、相关各方的税号等）。此外文件的批次编号也会被记录下来。
•  文件本身会以带有文本层的PDF文件格式归入存档记录中。通过这种方法，用户可以搜索存档文件中的全部文本，而不仅仅是搜索关键字段，从而更容易获取信息，缩短了公司部门或政府部门检索文件所需的时间。
•  系统部署完毕之后，ATAPI Software就如何使用ABBYY FlexiCapture对Vostokgazprom的员工进行了培训，使他们能够尽快掌握这款自动化数据采集软件的全部功能。

结果

通过部署ABBYY FlexiCapture，Vostokgazprom完成了如下流程的自动化作业：

• 从被持续监控的文件夹中加载扫描文件；
• 对文件进行分类整理；
• 编制文件索引；
• 文件汇编，完整性检查，转化成可搜索的PDF，将PDF文件各自归档；
• 将采集到的数据输入存档记录中（将关键数据输入各个字段之中）；

利用校验规则和特定格式规则来校验日期和金额是否正确，并突出显示潜在的错误，便于人工校验。

将数据导出至公司的数字化存档系统中

操作员只需要校验自动输入的字段数据是否正确，并校正错误，用户友好型界面会将其显示得非常清楚。校验过数据以后，操作员就会同意将数据导出至存档文件中。所有其他流程都由系统完成，无须手工操作（当然，除了需要人工把纸质文件放到扫描仪中）。

通过选用ABBYY FlexiCapture，Vostokgazprom得以用最少的成本为原始财会文档成功创建了数字化存档系统。他们只需聘用1个操作员，就完成了对公司大量文档的采集工作。公司员工因而能够轻松地搜寻和检索数字化存档文件。当公司需要向审计员和税务稽查员提交某些文件时，自动化数据采集方案所生成的数字化存档系统就能呈现出更明显的优势了，现在，公司只需要花费极短的时间就能检索并生成所需文件。同时，自动化流程也能最大程度地避免疲劳或分心所造成的人为错误。

欲了解更多详情，请浏览 www.abbyy.cn/flexicapture